Das Ende von Salesforce Workflow Rules und Process Builder: Was bedeutet das für Salesforce-Nutzer?

Salesforce hat eine bedeutende Veränderung angekündigt, die alle Nutzer des CRM-Systems betrifft: Die Workflow Rules und der Process Builder, zwei der langjährigen Automatisierungstools, werden in den kommenden Jahren durch Salesforce Flow ersetzt. Das Ende des Supports für diese Tools bedeutet, dass Unternehmen, die weiterhin Workflow Rules oder den Process Builder nutzen, ihre Automatisierungsprozesse anpassen müssen. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die Hintergründe dieser Änderung ein, beleuchten die Konsequenzen und zeigen, wie sich Nutzer am besten vorbereiten können.

Der Supportzeitraum für alte Prozesse gilt noch bis Dezember 2025.

Warum ersetzt Salesforce Workflow Rules und den Process Builder?

Die Entscheidung, Workflow Rules und den Process Builder zugunsten von Salesforce Flow auslaufen zu lassen, basiert auf mehreren Faktoren:

1. Effizienz und Flexibilität: Salesforce Flow ist leistungsfähiger und flexibler als seine Vorgänger. Es bietet eine größere Bandbreite an Funktionen, die es Nutzern ermöglichen, komplexere Prozesse zu automatisieren und umfangreichere Geschäftslogiken zu implementieren.
2. Konsolidierung der Automatisierungstools: Indem Salesforce seine Automatisierungstools konsolidiert, reduziert es die Fragmentierung im System. Das führt zu einer vereinheitlichten Benutzererfahrung und erleichtert es Administratoren und Entwicklern, sich auf eine Plattform zu konzentrieren.
3. Zukunftssicherheit: Flow ist besser auf die Zukunft ausgerichtet und kann mit der wachsenden Komplexität moderner Geschäftsprozesse Schritt halten. Durch die Nutzung von Flow können Unternehmen von kontinuierlichen Verbesserungen und Innovationen profitieren, die Salesforce in dieses Tool investiert.

Konsequenzen für Salesforce-Nutzer

Die Entscheidung von Salesforce, Workflow Rules und den Process Builder zu beenden, hat weitreichende Auswirkungen auf die Nutzer:

Migration der bestehenden Prozesse: Unternehmen müssen alle bestehenden Workflow Rules und Process Builder-Automatisierungen auf Flow migrieren. Das ist ein notwendiger Schritt, da Salesforce diese alten Tools in Zukunft nicht mehr unterstützen wird. Dies kann in einigen Fällen zeitaufwendig und technisch anspruchsvoll sein, insbesondere für Unternehmen mit vielen bestehenden Automatisierungen.

Lernen und Anpassung: Administratoren und Entwickler, die bisher mit Workflow Rules und dem Process Builder gearbeitet haben, müssen sich nun in Salesforce Flow einarbeiten. Auch wenn Flow mächtiger und flexibler ist, erfordert es ein Umdenken in der Art und Weise, wie Automatisierungen erstellt werden.

Keine zukünftigen Updates: Für Unternehmen, die weiterhin auf Workflow Rules und Process Builder setzen, besteht das Risiko, dass diese Tools nicht mehr mit zukünftigen Salesforce-Updates kompatibel sind. Das könnte zu Fehlern und ineffizienten Abläufen führen.

Potenzial für Verbesserungen: Auf der positiven Seite bietet Flow zahlreiche zusätzliche Möglichkeiten. Unternehmen, die auf Flow umsteigen, können ihre Automatisierungen optimieren und neue Funktionen nutzen, die zuvor nicht verfügbar waren. Dies bietet die Chance, Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und zu verbessern.

Wie sollten sich Salesforce-Nutzer vorbereiten?

Die Einstellung von Workflow Rules und dem Process Builder mag zunächst einschüchternd wirken, doch gibt es einige Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um sich auf diese Umstellung vorzubereiten:

Bestandsaufnahme der Automatisierungen: Zunächst sollten alle bestehenden Workflow Rules und Process Builder-Prozesse identifiziert werden. Dabei sollten Unternehmen auch prüfen, welche Prozesse möglicherweise veraltet sind oder verbessert werden können.

Schulungen für Salesforce Flow: Um den Übergang zu erleichtern, ist es ratsam, Administratoren und Entwickler in Salesforce Flow zu schulen. Es gibt zahlreiche Ressourcen von Salesforce, darunter Trailhead-Module, Dokumentationen und Webinare, die dabei helfen können, Flow schnell und effizient zu erlernen.

Testphase und schrittweise Migration: Eine vollständige und sofortige Migration aller Prozesse auf Flow kann riskant sein. Unternehmen sollten zunächst mit weniger kritischen Automatisierungen beginnen, um die Funktionsweise von Flow zu testen und Erfahrungen zu sammeln.

Externe Unterstützung in Betracht ziehen: Für Unternehmen, die über viele komplexe Automatisierungen verfügen, kann es sinnvoll sein, externe Berater oder Salesforce-Partner hinzuzuziehen. Diese Experten können bei der Umstellung helfen und sicherstellen, dass der Übergang reibungslos verläuft.

Migrations-Assistent

Salesforce bietet einen automatisierten Migrationsprozess, um Workflow-Regeln und alte Process Builder-Automatisierungen zu Flows zu migrieren, da Salesforce sich auf Flows als zentrales Automatisierungs-Tool der Zukunft konzentriert. Hier sind einige wichtige Punkte zur automatischen Migration:

Migration Tool für Workflow-Regeln:
Salesforce hat ein Migration Tool entwickelt, mit dem Workflow-Regeln und Aktionen automatisch in Flows migriert werden können.
Das Tool analysiert die Workflow-Regeln und erstellt dann entsprechend Flow-Elemente, wie z.B. Entscheidungsbäume (Decision Elements) und Aktionen (Action Elements), um die Logik nachzubilden.

Migration für Process Builder:
Es gibt auch ein Tool für den Process Builder, mit dem alte Prozesse in Flows umgewandelt werden. Dieses Tool ist für einfachere Prozesse relativ effektiv, bei komplexeren Prozessen kann es jedoch Anpassungen erfordern.

Qualität des automatischen Migrationsprozesses:
Einfachheit: Für einfache Workflow-Regeln oder Prozesse, wie z.B. das Aktualisieren von Feldern, E-Mail-Benachrichtigungen oder das Erstellen von Aufgaben, funktioniert die Migration gut.

Komplexität: Bei komplexen Workflow-Regeln oder Process-Builder-Prozessen mit mehreren Bedingungen, Schleifen oder Verzweigungen, kann die automatische Migration nicht immer alle Feinheiten abbilden. Hier müssen oft manuelle Nacharbeiten durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass der Flow wie beabsichtigt funktioniert.

Testing: Nach der Migration sollten die migrierten Flows gründlich getestet werden, um sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ergebnisse liefern und keine unvorhergesehenen Probleme verursachen.

Fazit

Der automatische Migrationsprozess von Salesforce ist für einfache Automatisierungen oft ausreichend. Für komplexere Prozesse sollte jedoch mit manuellen Anpassungen gerechnet werden.

Das Ende von Workflow Rules und Process Builder markiert den Beginn einer neuen Ära der Automatisierung in Salesforce. Für Unternehmen bedeutet dies eine notwendige, aber auch chancenreiche Umstellung auf Salesforce Flow. Durch proaktives Handeln, Schulung und strategische Planung können Unternehmen nicht nur den Übergang meistern, sondern auch langfristig von den verbesserten Funktionen und der größeren Flexibilität profitieren, die Flow bietet. Salesforce-Nutzer sollten daher die kommenden Änderungen als Möglichkeit zur Optimierung ihrer Automatisierungsprozesse betrachten und die Gelegenheit nutzen, ihre Systeme zukunftssicher zu gestalten.

Gerne schauen wir über eure aktuellen Prozesse und entwickeln eine kostenlose Strategie, um die neuen Automatisierungstechnologien umzusetzen. Dazu genügt eine kurz gehaltene E-Mail, worauf wir uns dann bei dir melden.